ツール活用術公開日: 2026-08-04 更新日: 2026-08-03

個人LINEで業務連絡するリスクと対策

社長様、従業員の方との連絡は、普段お使いのLINEで済ませていませんか？「手軽で便利だから」という理由で、つい個人LINEで業務のやり取りをしてしまうケースは少なくありません。しかし、その便利さの裏には、情報漏洩といった大きなリスクが潜んでいることをご存知でしょうか？

特に、お客様の情報や社内のシフトなどを個人LINEでやり取りしている場合、思わぬところから情報が漏れてしまう可能性があります。これは「シャドーIT（シャドーIT）」と呼ばれる、会社が正式に許可していないITツールを従業員が業務に利用してしまう状況にあたります。福岡でバックオフィス改善をサポートするNKI合同会社では、このようなリスクを回避し、安全で効率的な社内コミュニケーションを実現するための方法をご提案しています。

個人LINEで業務連絡をする、3つのリスク

従業員が個人LINEで業務連絡を行うことには、いくつかのリスクが考えられます。まず、最も懸念されるのが「情報漏洩のリスク」です。
個人のLINEアカウントは、会社が管理しているわけではありません。そのため、従業員が誤って第三者にメッセージを転送してしまったり、スマートフォンの紛失・盗難によって情報が流出したりする可能性があります。特に、お客様の個人情報や機密性の高い社内情報が含まれている場合、その影響は計り知れません。一度情報が漏洩してしまうと、会社の信用失墜につながるだけでなく、損害賠償問題に発展するケースも考えられます。

次に、「連絡の履歴管理が難しい」という点も挙げられます。業務に関するやり取りが個人のアカウントに埋もれてしまうと、後から必要な情報を見つけ出すのに時間がかかったり、最悪の場合、見つけられなかったりします。これにより、業務の遅延やミスの原因となることがあります。また、従業員が退職した場合、その個人のアカウントに残された業務連絡の履歴を会社が引き継ぐことは、プライバシーの問題もあり、非常に困難です。

さらに、「従業員のプライベートと業務の境界線が曖昧になる」という問題もあります。業務時間外でもLINEで連絡が来てしまうと、従業員は常に仕事のことを考えなければならず、リフレッシュする時間が奪われ、心身の負担が増加してしまう可能性があります。これは、従業員のモチベーション低下や離職につながる要因ともなり得ます。

シャドーITとは？なぜ危険なのか？

先ほど少し触れましたが、「シャドーIT」とは、会社が正式に導入・管理していないITツールやサービスを、従業員が業務のために勝手に利用してしまうことを指します。個人のLINEで業務連絡をするのも、このシャドーITの一種と言えます。
なぜシャドーITが危険なのでしょうか？それは、会社がそのツールの利用状況を把握できず、適切な管理ができないためです。先ほどの情報漏洩リスクも、シャドーITが原因で起こることが多くあります。

例えば、従業員が業務効率化のために、会社が許可していないクラウドストレージ（ファイルをインターネット上に保存できるサービス）に社内資料をアップロードしていたとします。もしそのサービスのアカウントが乗っ取られたり、従業員が退職する際にアカウントを削除し忘れたりした場合、機密情報が流出してしまう恐れがあります。また、無料のビジネスチャットツールなどを個人で利用している場合も、セキュリティ対策が十分でなかったり、サービス提供元が情報をどのように扱っているか不明だったりするため、リスクが伴います。

会社としては、従業員が便利だからという理由で利用しているツールが、実は大きなセキュリティリスクを抱えている、という状況を把握しきれないのです。だからこそ、会社として正式に承認したツールを利用することが、情報漏洩やその他のトラブルを防ぐために非常に重要になってきます。

安全な社内コミュニケーションツール「Google Chat」とは？

そこで、会社として正式に導入・管理できる、安全で便利なコミュニケーションツールとして「Google Chat（グーグルチャット）」があります。これは、Google Workspace（グーグルワークスペース）という、ビジネスで役立つ様々なツール（Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブなど）がセットになったサービスの中に含まれています。
Google Chatを使えば、社内のメンバー同士で、リアルタイムにメッセージを交換したり、ファイルを共有したり、グループで会議をしたりすることが可能です。LINEのような感覚で気軽に使えるのに、会社が管理できるため、セキュリティ面でも安心です。例えば、退職した従業員のアカウントを会社側で停止すれば、そのアカウントから情報が漏れる心配もありません。

また、Google Chatは、プロジェクトごとに「スペース（スペース）」と呼ばれるグループを作成して、その中でやり取りをすることができます。これにより、誰がどのような業務に関わっているのか、どのような情報が共有されているのかが明確になり、情報共有がスムーズになります。過去のメッセージ履歴も検索しやすく、必要な情報にすぐにアクセスできるのも大きなメリットです。

さらに、Google ChatはGmailやGoogleカレンダーといった他のGoogle Workspaceのツールとも連携しています。例えば、Chatのメッセージから直接Googleカレンダーに予定を追加したり、Googleドキュメント（文書作成ツール）で作成した資料を簡単に共有したりできます。このように、日々の業務を円滑に進めるための機能が充実しているのが特徴です。

Google Chatで業務効率をアップさせる方法

Google Chatを導入することで、日々の業務効率を格段にアップさせることができます。具体的にどのように活用できるのか、いくつかご紹介しましょう。
まず、「情報共有のスピードアップ」です。チャット形式なので、メールよりも早く相手にメッセージを届けられます。ちょっとした確認や簡単な指示であれば、すぐに返信が来るため、業務の停滞を防ぐことができます。また、グループ機能（スペース）を活用すれば、部署やプロジェクトメンバー全員に一斉に情報を共有できます。これにより、連絡漏れや伝達ミスが減り、チーム全体の連携がスムーズになります。

次に、「資料共有の簡便化」です。Google Chatは、Googleドライブと連携しているため、作成した文書やスプレッドシート（表計算ソフト）、プレゼンテーション資料などを簡単に共有できます。相手はリンクをクリックするだけでファイルを開けるため、メールに添付して送る手間が省けます。また、複数人で同時に資料を編集することも可能なので、共同作業が効率的に進められます。

さらに、「会議の効率化」にもつながります。チャット上で簡単な打ち合わせを済ませたり、会議の議題を事前に共有したりすることができます。また、Google Chatにはビデオ会議機能（Google Meet）への連携もあるため、チャットからすぐにビデオ会議を開始することも可能です。これにより、移動時間や準備の時間を節約し、より多くの時間を本来の業務に充てることができます。

このように、Google Chatを使いこなすことで、日々のコミュニケーションが円滑になり、結果として業務全体の効率化につながるのです。福岡で、これらのツールの導入や活用方法にお悩みでしたら、ぜひNKIにご相談ください。

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まとめ：安全なコミュニケーションで会社の成長を

従業員の個人LINEでの業務連絡は、便利さの裏に情報漏洩といった大きなリスクを隠しています。シャドーITの問題を解決し、安全で効率的な社内コミュニケーションを実現するためには、会社として正式に管理できるツールの導入が不可欠です。Google Chatは、その有力な選択肢の一つと言えるでしょう。

NKI合同会社では、福岡を中心に、中小企業の皆様のバックオフィス業務改善をサポートしております。Google Workspaceの導入支援はもちろん、AIツールを活用した業務自動化なども得意としております。

特に、新しいツールの導入にあたって、「社長や担当者だけでなく、現場で働くスタッフ全員がスムーズに使えるか心配…」というお声もよくいただきます。ご安心ください。NKIでは、スタンダードプラン以上をご契約いただいたお客様で、3名以下のスタッフの皆様へのGoogle Workspaceなどのクラウドツールの初期設定・環境構築サポートも無料で実施しております。まずは、お気軽にお問い合わせいただき、どのようなサポートが可能かご相談いただければ幸いです。

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