「毎朝の日報作成、もっと楽にできないかな…？」
そう思っている中小企業の社長様、いらっしゃいませんか？
毎日の日報作成は、社員の皆様にとって大切な業務ですが、
「今日の日付のシートを新しく作る」
「まっさらな状態から書き始める」
といった、ちょっとした「箱を作る」ような作業に、意外と時間が取られてしまうものです。
この時間をなくせたら、もっとコアな業務に集中できるようになりますよね。
そこで今回は、Google Apps Script（GAS）の「定時実行トリガー」という機能を使って、
「毎朝決まった時間に、自動で日報用のスプレッドシートを作成する」
方法をご紹介します。
これを使えば、社員の皆様は、
「今日の日付が入ったきれいなシート」
が用意されている状態から、すぐに日報を書き始められます。
「PC操作が苦手だから、GASなんて難しそう…」
という社長様もご安心ください。
なるべく専門用語は使わずに、分かりやすくご説明していきますね。
Google Apps Script(GAS)って何？
まずは、Google Apps Script（GAS）について簡単にご説明します。
GASは、Googleが提供している無料のプログラミング言語（指示書のようなもの）です。
これを使うと、Googleのサービス（Gmailやスプレッドシート、Googleカレンダーなど）を自動で動かすことができます。
例えば、
- 「メールが来たら、内容をスプレッドシートに自動で記録する」
- 「スプレッドシートのデータを元に、自動でメールを作成する」
- 「Googleカレンダーの予定を、自動でチームに共有する」
といった、様々な作業を自動化できるんです。
今回の「日報用シートの自動作成」も、このGASを使えば実現できます。
「プログラミング」と聞くと難しく感じるかもしれませんが、
GASは比較的シンプルで、Googleのサービスを普段から使っている方であれば、
取り組みやすいツールなんですよ。
「うちの会社でも、こんな自動化ができたらいいな」
と思われたら、ぜひGASを試してみてください。
もちろん、GASの導入や活用方法について、
「どこから手をつけていいかわからない…」
という場合もあるかと思います。
そんな時は、私たちNKI合同会社にご相談ください。
福岡市南区を拠点に、中小企業のバックオフィス業務改善をサポートしています。
日報用シートを自動で複製するGASの仕組み
では、具体的にどのように日報用シートを自動で複製するのか、その仕組みを見ていきましょう。
今回の自動化のポイントは、
- 「テンプレートとなる日報用スプレッドシートを用意する」
- 「GASを使って、そのシートを毎朝自動で複製する」
- 「複製されたシートには、自動で今日の年月日を入れる」
という流れになります。
まず、日報のフォーマットが決まっている「テンプレートシート」を一つ作ります。
次に、GASを使って、このテンプレートシートを「コピー」するプログラムを書きます。
そして、コピーされた新しいシートの名前を、「今日の年月日」＋「日報」など、分かりやすい名前に変更します。
例えば、今日が2023年10月27日なら、「20231027_日報」といった具合です。
この一連の作業を、
「毎朝決まった時間に実行してね」
という指示をGASに与えることで、自動化が実現します。
社員の皆さんは、出社したらすでに「今日の分の日報シート」が用意されているので、
すぐに作業に取り掛かることができますね。
「箱を作る」無駄な時間がなくなることで、
業務のスタートダッシュがスムーズになるはずです。
この自動化は、
「日報作成の手間を省きたい」
「毎日のルーチンワークを効率化したい」
といったニーズにぴったり合っています。
「定時実行トリガー」で自動化の時間を設定しよう
GASで作成したプログラムを、
「毎朝〇時〇分に実行してね」
と、決まった時間に自動で動かすためには、「定時実行トリガー」という機能を使います。
トリガーとは、
「この条件になったら、このプログラムを実行してね」
という「きっかけ」のようなものです。
「定時実行トリガー」は、その名の通り、
「決まった曜日・決まった時間に実行する」
という設定ができます。
今回のケースでは、
「毎朝、始業時刻の少し前（例えば、午前8時55分）に実行する」
という設定をします。
そうすれば、社員の皆さんが会社に来る頃には、
新しい日報用シートが自動で作成されている、というわけです。
トリガーの設定は、GASのエディタ画面から比較的簡単に行えます。
「時間主導型」のトリガーを選び、実行したい時間や曜日を設定するだけです。
この「定時実行トリガー」を活用することで、
日報作成だけでなく、
- 毎日の業務報告メールの自動送信
- 定期的なデータ集計レポートの作成
- Googleカレンダーの予定変更通知
など、様々な業務を自動化できます。
「うちの会社でも、もっと色々な作業を自動化したい！」
と思われたら、ぜひこの定時実行トリガーを試してみてください。
GAS導入で、社員の皆さんの負担を減らそう
毎朝決まった時間に日報用シートが自動で作成されるようになると、
社員の皆さんにとっては、どのようなメリットがあるでしょうか。
まず、先ほども触れたように、「シートを新しく作る」という手間がなくなります。
これは、日々の業務で積み重なると、かなりの時間短縮につながります。
また、
- 「日付を間違えてシートを作ってしまった」
- 「コピーするのを忘れて、まっさらなシートに書き始めてしまった」
といった、ヒューマンエラー（人の間違い）を防ぐことにもつながります。
常に最新の日付のシートが用意されているので、
「あれ、今日のシートはどこかな？」
と探す必要もなくなり、ストレス軽減にもなるでしょう。
そして何より、
「面倒な作業が自動化されている」
ということは、
「会社がITツールを活用して、働きやすくしてくれている」
というメッセージにもなります。
これにより、社員の皆さんのモチベーション向上にもつながるかもしれません。
社長様お一人でGASを導入するだけでなく、
ぜひ、チームの皆さん、スタッフの皆さん全員が
快適に使えるように、
クラウドツールや新しいシステムを導入する際は、
環境設定をしっかり行うことが大切です。
「新しいツールの使い方を教えるのが大変…」
「設定がうまくいかず、社員に迷惑をかけたくない…」
といったご心配があるかもしれません。
私たちNKI合同会社では、
Google Workspaceなどのクラウドツール導入支援も行っており、
お客様のご契約内容によっては、
周りのスタッフ・メンバーの皆様への初期設定や環境構築サポートも
無償で対応させていただいております。
「うちの会社でも、GASで日報作成を自動化したいけど、やり方がわからない…」
「社員みんなが使いやすいように、ツールの導入をサポートしてほしい！」
そんな時は、ぜひお気軽にご相談ください。
まとめ｜GASで日報作成を自動化して、業務効率アップ！
今回は、Google Apps Script（GAS）の「定時実行トリガー」を使って、
毎朝決まった時間に日報用スプレッドシートを自動作成する方法についてご紹介しました。
この自動化を取り入れることで、
- 日報作成にかかる時間を短縮できる
- ルーチンワークの負担を減らせる
- ヒューマンエラーを防げる
- 社員のモチベーション向上につながる
といった、様々なメリットが期待できます。
「GASって難しそう…」
と感じていた社長様も、
今回ご紹介したような、
「日報用シートの自動作成」
といった身近なところから、
自動化に挑戦してみてはいかがでしょうか。
また、
社長様だけでなく、
チームの皆様、スタッフの皆様全員が
スムーズに新しいツールを使えるように、
環境設定を整えることは、
業務効率化のために非常に重要です。
私たちNKI合同会社では、
福岡市南区を拠点に、
中小企業のバックオフィス業務改善、記帳代行、
そしてAI・DXサポートまで、
幅広くお手伝いさせていただいております。
特に、Google Workspaceなどのクラウドツールの導入や活用、
業務自動化のサポートを得意としております。
ご契約のお客様で、3名以下のスタッフの皆様への
Google/クラウドツールの初期設定・環境構築サポートも
無償で対応させていただいておりますので、
「うちの会社でもGASで業務を自動化したい！」
「新しいツールを導入する際の、スタッフへの設定サポートをお願いしたい！」
とお考えでしたら、
まずはお気軽にご相談ください。
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