GASで日報自動作成！定時実行トリガー活用術

「毎朝の日報作成、もっと楽にできないかな…？」

そう思っている中小企業の社長様、いらっしゃいませんか？

毎日の日報作成は、社員の皆様にとって大切な業務ですが、

「今日の日付のシートを新しく作る」

「まっさらな状態から書き始める」

といった、ちょっとした「箱を作る」ような作業に、意外と時間が取られてしまうものです。

この時間をなくせたら、もっとコアな業務に集中できるようになりますよね。

そこで今回は、Google Apps Script（GAS）の「定時実行トリガー」という機能を使って、

「毎朝決まった時間に、自動で日報用のスプレッドシートを作成する」

方法をご紹介します。

これを使えば、社員の皆様は、

「今日の日付が入ったきれいなシート」

が用意されている状態から、すぐに日報を書き始められます。

「PC操作が苦手だから、GASなんて難しそう…」

という社長様もご安心ください。

なるべく専門用語は使わずに、分かりやすくご説明していきますね。

Google Apps Script(GAS)って何？

まずは、Google Apps Script（GAS）について簡単にご説明します。
GASは、Googleが提供している無料のプログラミング言語（指示書のようなもの）です。

これを使うと、Googleのサービス（Gmailやスプレッドシート、Googleカレンダーなど）を自動で動かすことができます。

例えば、

• 「メールが来たら、内容をスプレッドシートに自動で記録する」
• 「スプレッドシートのデータを元に、自動でメールを作成する」
• 「Googleカレンダーの予定を、自動でチームに共有する」

といった、様々な作業を自動化できるんです。
今回の「日報用シートの自動作成」も、このGASを使えば実現できます。

「プログラミング」と聞くと難しく感じるかもしれませんが、

GASは比較的シンプルで、Googleのサービスを普段から使っている方であれば、

取り組みやすいツールなんですよ。

「うちの会社でも、こんな自動化ができたらいいな」

と思われたら、ぜひGASを試してみてください。

もちろん、GASの導入や活用方法について、

「どこから手をつけていいかわからない…」

という場合もあるかと思います。

そんな時は、私たちNKI合同会社にご相談ください。

福岡市南区を拠点に、中小企業のバックオフィス業務改善をサポートしています。

日報用シートを自動で複製するGASの仕組み

では、具体的にどのように日報用シートを自動で複製するのか、その仕組みを見ていきましょう。
今回の自動化のポイントは、

• 「テンプレートとなる日報用スプレッドシートを用意する」
• 「GASを使って、そのシートを毎朝自動で複製する」
• 「複製されたシートには、自動で今日の年月日を入れる」

という流れになります。
まず、日報のフォーマットが決まっている「テンプレートシート」を一つ作ります。

次に、GASを使って、このテンプレートシートを「コピー」するプログラムを書きます。

そして、コピーされた新しいシートの名前を、「今日の年月日」＋「日報」など、分かりやすい名前に変更します。

例えば、今日が2023年10月27日なら、「20231027_日報」といった具合です。

この一連の作業を、

「毎朝決まった時間に実行してね」

という指示をGASに与えることで、自動化が実現します。

社員の皆さんは、出社したらすでに「今日の分の日報シート」が用意されているので、

すぐに作業に取り掛かることができますね。

「箱を作る」無駄な時間がなくなることで、

業務のスタートダッシュがスムーズになるはずです。

この自動化は、

「日報作成の手間を省きたい」

「毎日のルーチンワークを効率化したい」

といったニーズにぴったり合っています。

「定時実行トリガー」で自動化の時間を設定しよう

GASで作成したプログラムを、
「毎朝〇時〇分に実行してね」

と、決まった時間に自動で動かすためには、「定時実行トリガー」という機能を使います。

トリガーとは、

「この条件になったら、このプログラムを実行してね」

という「きっかけ」のようなものです。

「定時実行トリガー」は、その名の通り、

「決まった曜日・決まった時間に実行する」

という設定ができます。

今回のケースでは、

「毎朝、始業時刻の少し前（例えば、午前8時55分）に実行する」

という設定をします。

そうすれば、社員の皆さんが会社に来る頃には、

新しい日報用シートが自動で作成されている、というわけです。

トリガーの設定は、GASのエディタ画面から比較的簡単に行えます。

「時間主導型」のトリガーを選び、実行したい時間や曜日を設定するだけです。

この「定時実行トリガー」を活用することで、

日報作成だけでなく、

• 毎日の業務報告メールの自動送信
• 定期的なデータ集計レポートの作成
• Googleカレンダーの予定変更通知

など、様々な業務を自動化できます。
「うちの会社でも、もっと色々な作業を自動化したい！」

と思われたら、ぜひこの定時実行トリガーを試してみてください。

GAS導入で、社員の皆さんの負担を減らそう

毎朝決まった時間に日報用シートが自動で作成されるようになると、
社員の皆さんにとっては、どのようなメリットがあるでしょうか。

まず、先ほども触れたように、「シートを新しく作る」という手間がなくなります。

これは、日々の業務で積み重なると、かなりの時間短縮につながります。

また、

• 「日付を間違えてシートを作ってしまった」
• 「コピーするのを忘れて、まっさらなシートに書き始めてしまった」

といった、ヒューマンエラー（人の間違い）を防ぐことにもつながります。
常に最新の日付のシートが用意されているので、

「あれ、今日のシートはどこかな？」

と探す必要もなくなり、ストレス軽減にもなるでしょう。

そして何より、

「面倒な作業が自動化されている」

ということは、

「会社がITツールを活用して、働きやすくしてくれている」

というメッセージにもなります。

これにより、社員の皆さんのモチベーション向上にもつながるかもしれません。

社長様お一人でGASを導入するだけでなく、

ぜひ、チームの皆さん、スタッフの皆さん全員が

快適に使えるように、

クラウドツールや新しいシステムを導入する際は、

環境設定をしっかり行うことが大切です。

「新しいツールの使い方を教えるのが大変…」

「設定がうまくいかず、社員に迷惑をかけたくない…」

といったご心配があるかもしれません。

私たちNKI合同会社では、

Google Workspaceなどのクラウドツール導入支援も行っており、

お客様のご契約内容によっては、

周りのスタッフ・メンバーの皆様への初期設定や環境構築サポートも

無償で対応させていただいております。

「うちの会社でも、GASで日報作成を自動化したいけど、やり方がわからない…」

「社員みんなが使いやすいように、ツールの導入をサポートしてほしい！」

そんな時は、ぜひお気軽にご相談ください。

まとめ｜GASで日報作成を自動化して、業務効率アップ！

今回は、Google Apps Script（GAS）の「定時実行トリガー」を使って、
毎朝決まった時間に日報用スプレッドシートを自動作成する方法についてご紹介しました。

この自動化を取り入れることで、

• 日報作成にかかる時間を短縮できる
• ルーチンワークの負担を減らせる
• ヒューマンエラーを防げる
• 社員のモチベーション向上につながる

といった、様々なメリットが期待できます。

「GASって難しそう…」

と感じていた社長様も、

今回ご紹介したような、

「日報用シートの自動作成」

といった身近なところから、

自動化に挑戦してみてはいかがでしょうか。

また、

社長様だけでなく、

チームの皆様、スタッフの皆様全員が

スムーズに新しいツールを使えるように、

環境設定を整えることは、

業務効率化のために非常に重要です。

私たちNKI合同会社では、

福岡市南区を拠点に、

中小企業のバックオフィス業務改善、記帳代行、

そしてAI・DXサポートまで、

幅広くお手伝いさせていただいております。

特に、Google Workspaceなどのクラウドツールの導入や活用、

業務自動化のサポートを得意としております。

ご契約のお客様で、3名以下のスタッフの皆様への

Google/クラウドツールの初期設定・環境構築サポートも

無償で対応させていただいておりますので、

「うちの会社でもGASで業務を自動化したい！」

「新しいツールを導入する際の、スタッフへの設定サポートをお願いしたい！」

とお考えでしたら、

まずはお気軽にご相談ください。

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※本記事は一般的な情報提供を目的としたものです。税務・法務に関する個別の判断は、税理士・弁護士等の専門家にご相談ください。