「うちの在庫管理、まだ紙の台帳なんですよね…」
福岡で中小企業のバックオフィス改善をサポートしているNKI合同会社には、そんなお悩みを抱えた社長様からよくご相談をいただきます。
紙の台帳やホワイトボードでの在庫管理は、どうしても手間がかかってしまいますよね。
「誰がいつ更新したかわからない…」
「在庫数が合わない！」
「急な注文が入ったけど、在庫がない！」
こんな経験はありませんか？
アナログな在庫管理は、こうしたヒューマンエラー（人が原因で起こる間違い）を招きやすく、結果として機会損失（本来得られたはずの利益を逃してしまうこと）につながってしまうことも少なくありません。
でも、大丈夫です！
そんなアナログな在庫管理から脱却し、もっと効率的な「リアルタイム在庫管理」を始めるための第一歩として、今回は「スプレッドシート」を活用する方法をご紹介します。
PC操作が苦手な社長様でも大丈夫！
専門用語もかみ砕きながら、わかりやすくご説明しますので、ぜひ最後までお読みくださいね。
なぜ在庫管理は「リアルタイム」が重要なのか？
そもそも、なぜ在庫管理を「リアルタイム」で行うことが大切なのでしょうか？
リアルタイム在庫管理とは、文字通り、在庫の増減があったときに、その都度すぐに在庫数を更新していく管理方法のことです。
アナログな管理方法だと、月末にまとめて集計したり、数日遅れて更新したりすることが多いですよね。
そうなると、どうしても「実際の在庫数」と「管理上の在庫数」にズレが生じてしまいます。
このズレがあると、以下のような問題が起こりやすくなります。
- 欠品による機会損失：実際には在庫があるのに、管理上は「在庫なし」になっていて、注文を受けられなかった
- 過剰在庫によるコスト増：実際には在庫が少ないのに、管理上は「在庫あり」になっていて、不要な仕入れをしてしまった
- 棚卸しの手間が増える：実際の在庫数と管理上の在庫数が合わないため、確認に時間がかかる
- 担当者間の情報共有不足：誰がいつ更新したかわからず、最新の在庫状況を把握しにくい
これらの問題は、すべて「在庫のズレ」から生まれています。
リアルタイムで在庫を把握できていれば、これらの問題を未然に防ぐことができます。例えば、
- お客様からの注文が入ったときに、すぐに在庫があるか確認できる
- 在庫が少なくなってきたら、すぐに発注の指示が出せる
- 常に最新の在庫状況が把握できるので、担当者間の連携もスムーズになる
このように、リアルタイム在庫管理は、業務効率を上げ、コスト削減にもつながる、とても大切な取り組みなのです。
スプレッドシートで在庫管理を始めるメリット
「リアルタイム在庫管理って、なんだか難しそう…」
そう思われるかもしれませんが、実は身近なツールで手軽に始めることができるんです。
そのツールこそが、「スプレッドシート」です。
スプレッドシートとは、Excel（エクセル）のような表計算ソフトのこと。Googleが提供している「Google スプレッドシート」は、無料で使えて、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるのが魅力です。
スプレッドシートで在庫管理を始めるメリットは、たくさんあります。
- 導入コストが低い：Google スプレッドシートなら無料！特別なソフトを導入する必要がありません。
- 複数人での同時編集が可能：インターネット経由でアクセスするため、複数の担当者が同時に在庫情報を更新・確認できます。これにより、「誰かが更新している間は触れない」といった待ち時間がなくなります。
- どこからでもアクセスできる：パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるため、外出先や倉庫など、どこにいても在庫状況を確認・更新できます。
- カスタマイズ性が高い：自社の扱う商品に合わせて、項目（商品名、品番、入庫数、出庫数、現在の在庫数、担当者名など）を自由に追加・変更できます。
- 集計や分析がしやすい：関数（計算式のこと）を使えば、在庫の合計数や、入出庫の履歴などを自動で集計してくれます。グラフ化も簡単なので、在庫の傾向を分析するのにも役立ちます。
アナログな管理方法に比べて、格段に効率的で、情報共有もしやすくなるのが、スプレッドシート活用の大きなメリットと言えるでしょう。
スプレッドシート在庫管理の具体的な始め方
では、具体的にどのようにスプレッドシートで在庫管理を始めていくのか、ステップを見ていきましょう。
まずは、Googleアカウントを作成（持っていれば不要）し、「Google スプレッドシート」を開きます。
1. 在庫管理シートの作成
新しいスプレッドシートを作成し、表のヘッダー（一番上の行）に、管理したい項目を入力していきます。
例えば、以下のような項目が考えられます。
- 商品名
- 商品コード（品番）
- 入庫数（仕入れなどで入ってきた数）
- 出庫数（販売などで出ていった数）
- 現在の在庫数
- 最終更新日
- 担当者名
- 備考
これらの項目は、ご自身の会社の状況に合わせて自由に変更・追加してくださいね。
2. 「現在の在庫数」の自動計算設定
ここで便利なのが、スプレッドシートの「関数」機能です。
例えば、「現在の在庫数」の列に、以下のような計算式（関数）を設定しておくと、入庫数と出庫数を入力するだけで、自動的に在庫数が計算されるようになります。
=（入庫数が入っているセルの場所） - （出庫数が入っているセルの場所）
例えば、入庫数がB列、出庫数がC列に入力されている場合、「現在の在庫数」のセルには「=B2-C2」のように入力します。（※行番号は例です）
こうすることで、手作業での計算ミスを防ぐことができます。
3. 共有設定と担当者への依頼
作成したスプレッドシートは、他のメンバーと共有することができます。スプレッドシートの右上にある「共有」ボタンから、共有したい相手のメールアドレスを入力して共有しましょう。
共有する際には、「閲覧者」「コメント可」「編集者」といった権限を設定できます。在庫管理の場合は、基本的に「編集者」の権限を付与することになるでしょう。
そして、ここがとても重要です。
社長様だけでなく、実際に在庫管理に携わるスタッフ全員が、このスプレッドシートを使えるように環境を整えることが大切です。
「このスプレッドシートに、入庫・出庫があったらすぐに記録してくださいね」と、担当者の方に丁寧に説明し、使い方を共有しましょう。
慣れないうちは、操作方法で戸惑うこともあるかもしれません。そんな時は、
NKI合同会社では、Google Workspace（GmailやGoogle スプレッドシートなどのGoogleのサービス群）の導入支援や、それに伴うスタッフの皆様への初期設定・環境構築サポートも行っております。
「うちのスタッフはPC操作が苦手だから心配…」という場合でも、ご安心ください。
4. 日々の運用と定期的な棚卸し
スプレッドシートの準備ができたら、あとは日々の入出庫をこまめに記録していくのみです。
「いつ、誰が、何を、いくつ」入庫・出庫したのかを、リアルタイムで記録していく習慣をつけましょう。
それでも、どうしても人の手で管理している以上、予期せぬミスが起こる可能性はゼロではありません。
そのため、定期的に実際の在庫数とスプレッドシート上の在庫数が合っているかを確認する「棚卸し」は、引き続き行うことをお勧めします。
棚卸しの頻度は、商品の回転率（どれくらいの速さで商品が売れるか）や、在庫管理の重要度によって調整してください。
棚卸しの結果、もしスプレッドシートの在庫数とズレがあった場合は、その原因を調査し、スプレッドシートのデータを修正していきましょう。
スプレッドシート在庫管理の注意点と発展形
スプレッドシートでの在庫管理は、手軽に始められるのが魅力ですが、いくつか注意しておきたい点もあります。
1. 複数人での利用におけるルールの明確化
複数人でスプレッドシートを共有して使う場合、誰がいつ、どのようにデータを更新するのか、明確なルールを決めておくことが大切です。
例えば、「入庫・出庫が発生したら、その日のうちに必ず記録する」といったルールや、「更新した人は、担当者名の欄に自分の名前を記入する」といったルールを決めておくと、混乱を防ぎやすくなります。
2. より高度な管理へのステップアップ
スプレッドシートでの在庫管理に慣れてきたら、さらに高度な管理方法を検討することもできます。
例えば、
- 在庫管理専用のソフトウェア（システム）の導入：より多機能で、自動化が進んだシステムを導入する
- バーコードリーダーの活用：商品の入出庫時にバーコードを読み取ることで、入力の手間を省き、ミスを減らす
- AIツールの活用：過去の販売データから、将来の在庫数を予測するAIツールなどを活用する
これらのステップアップを検討する際には、費用対効果（かけた費用に対して得られる効果）をしっかり考えることが大切です。
料金プランも様々ですので、自社の規模や予算、必要な機能に合わせて、最適なツールを選んでいくと良いでしょう。
まとめ
今回は、アナログな在庫管理から脱却し、スプレッドシートでリアルタイム在庫管理を始める方法についてご紹介しました。
紙の台帳管理から、スプレッドシートでの管理に切り替えることで、
- 在庫数のズレによるミスや損失を防げる
- 担当者間の情報共有がスムーズになる
- 業務効率が格段に向上する
といった多くのメリットがあります。
まずは、Google スプレッドシートを活用して、自社の在庫管理を見直してみてはいかがでしょうか。
「スプレッドシートの使い方がよくわからない…」
「うちのスタッフにもちゃんと使ってもらえるか心配…」
そんなご心配をお持ちの社長様もいらっしゃるかもしれません。
ご安心ください。
NKI合同会社では、お客様のご契約（スタンダードプラン以上）において、3名様までのスタッフの皆様へのGoogle Workspaceやクラウドツールの初期設定・環境構築サポートを無料で提供しております。
社長様お一人で抱え込まず、ぜひ私たちにお任せください。
まずは、お気軽にご相談いただければと思います。
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