LINEで「レジ」と入力！マニュアル自動返信で新人教育も楽々

「うちの会社、新しいスタッフが入るたびに同じ質問ばかりで、教えるのに時間がかかっちゃうんだよな…」

「マニュアルはあるんだけど、いざという時にどこにあるか分からなくて、結局聞かれちゃうんだよね。」

そんなお悩み、福岡のNKI合同会社がお手伝いします。

今回は、LINE公式アカウントの「キーワード応答」機能を使って、スタッフからの質問に自動でマニュアルを返信する簡単な方法をご紹介します。

「レジ」や「掃除」といった簡単なキーワードをLINEで送るだけで、あらかじめ登録しておいたマニュアルのURLが自動で返ってくるようになります。これなら、忙しい社長や先輩スタッフの手を煩わせることなく、新人もすぐに知りたい情報にアクセスできますね。

LINEで「レジ」と打つだけ！マニュアル自動返信の仕組み

この便利な機能は、LINE公式アカウントの無料機能である「応答メッセージ」を使えば簡単に設定できます。
具体的には、LINE公式アカウントの管理画面で、特定の「キーワード」が送られてきたときに、あらかじめ設定しておいた「メッセージ」を自動で返すように設定するのです。

例えば、「レジ」というキーワードが送られてきたら、レジの操作方法が書かれたマニュアル（Googleドライブなどに保存しておくと便利です）のURLを返信する、といった具合ですね。

他にも、「掃除」と入力されたら清掃の手順書、「足場」と入力されたら足場の組み方マニュアルなど、よくある質問や業務に関するキーワードを登録しておけば、様々なマニュアルを自動で返信させることができます。

これなら、スタッフは「あれ、どうやるんだっけ？」と思ったときに、すぐにLINEでキーワードを送るだけで、必要な情報にたどり着けます。わざわざ書類を探したり、誰かに聞いたりする手間が省けて、とても効率的ですね。

新人教育の負担を減らす！自動応答のメリット

新しいスタッフが入社したとき、業務を教えるのは時間も手間もかかりますよね。
特に、PC操作が苦手な方や、初めての業務に戸惑う新人さんには、丁寧に教える必要があります。

しかし、このLINEの自動応答機能を使えば、新人教育の負担を大きく減らすことができます。

例えば、レジの操作方法について質問があった場合、先輩スタッフがその都度説明するのではなく、「レジ」とLINEで送るように指示しておけば、新人さん自身がマニュアルを見て学ぶことができます。

もちろん、複雑な内容や、どうしても分からない点は、先輩スタッフや社長が直接教える必要があります。ですが、よくある質問や基本的な手順については、この自動応答でカバーできるので、教える側の負担が軽くなるのは間違いありません。

また、新人さんにとっても、いつでも気軽に質問（キーワード入力）できる環境は、安心感につながります。分からないことをすぐに解決できるので、業務の習得も早くなるでしょう。

業務マニュアルをいつでもどこでも！活用シーン

この「キーワード応答」機能は、新人教育だけでなく、様々な場面で役立ちます。
例えば、現場で作業をしているスタッフが、急に特定の作業手順を確認したくなったとしましょう。

わざわざ事務所に戻ってマニュアルを探したり、電話で問い合わせたりするのは大変です。

ですが、LINEで「〇〇（作業名）」と入力すれば、その作業のマニュアルURLがすぐに送られてくるのです。

これなら、現場にいながらにして必要な情報を得られるので、作業の遅延を防ぎ、スムーズに進めることができます。

また、社長や店長が外出中に、スタッフから業務に関する問い合わせがあった場合でも、LINEでキーワードを返信すれば、マニュアルを共有できます。

「あの書類どこだっけ？」という探す手間も、「この作業どうやるんだっけ？」という聞く手間も減らせるので、会社全体の業務効率が向上しますね。

設定は簡単！まずはGoogleドライブとLINE公式アカウントを準備

この便利な機能を使うために、特別な難しい設定は必要ありません。
まずは、マニュアルを保管する場所が必要です。Googleドライブのようなクラウドストレージサービスを利用するのがおすすめです。

Googleドライブなら、ファイルにアクセス権限を設定したり、共有リンクを簡単に作成したりできます。マニュアルを作成したら、Googleドライブに保存し、共有用のリンクを取得しておきましょう。

次に、LINE公式アカウントを用意します。もし、まだLINE公式アカウントを持っていない場合は、無料で作成できますので、LINEの公式サイトから登録してみてください。

LINE公式アカウントができたら、管理画面から「応答メッセージ」の設定を選び、「キーワード応答」を追加します。

ここで、スタッフが入力する「キーワード」と、Googleドライブで取得した「マニュアルのURL」をセットで登録していきます。

例えば、「キーワード」に「レジ」と入力し、「メッセージ」にレジ操作マニュアルのURLを貼り付ける、といった作業を繰り返します。

この設定は、慣れてしまえばそれほど時間はかかりません。ですが、「PC操作が苦手で…」「設定方法がよく分からない」という方もいらっしゃるかもしれませんね。

スタッフ全員の環境を整えることの大切さ

このような便利なツールを導入する際には、社長や管理者だけでなく、実際に利用するスタッフ全員が使いこなせるようにすることがとても大切です。
せっかく便利な機能があっても、一部のスタッフしか使えなかったり、使い方が分からずに利用されなかったりすると、その効果は半減してしまいます。

NKI合同会社では、このようなGoogle Workspace（Googleドライブなど）やLINE公式アカウントといったクラウドツールについて、お客様の環境に合わせて初期設定や環境構築のサポートを行っております。

スタンダードプラン以上をご契約いただいたお客様には、3名様までのスタッフの皆様への設定サポートも無料で対応させていただいておりますので、「うちのスタッフにもちゃんと使えるようにしてほしいな」という場合は、ぜひご相談ください。

まずは、お気軽にお問い合わせいただければ、どのようなサポートが可能かご説明させていただきます。

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まとめ

LINE公式アカウントの「キーワード応答」機能を使えば、「レジ」などの簡単なキーワード入力で、マニュアルを自動返信させることができます。

これにより、新人教育の負担軽減や、業務マニュアルへのアクセス向上など、様々なメリットが期待できます。

設定も難しくないので、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。

もし、設定方法が分からなかったり、社内のIT環境の整備にお困りでしたら、福岡のNKI合同会社がお手伝いいたします。

バックオフィス業務の改善や、AI・DXの活用支援など、中小企業や個人事業主の皆様の業務効率化をサポートしております。

特に、スタンダードプラン以上をご契約いただいたお客様には、スタッフの皆様へのクラウドツールの初期設定・環境構築サポートを3名様まで無料で対応させていただいておりますので、お気軽にご相談ください。

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※本記事は一般的な情報提供を目的としたものです。税務・法務に関する個別の判断は、税理士・弁護士等の専門家にご相談ください。