GASでカレンダー連携！予定をシート化する簡単手順

「毎月の稼働集計や請求計算、もっと楽にできないかな…」

「会議の時間や訪問先を、わざわざ手入力するのが大変…」

そんなお悩みをお持ちの社長様、いらっしゃいませんか？

特に、社員の方々のカレンダーの予定を把握して、集計するのは手間がかかりますよね。

でも、実はGoogleカレンダーの予定をGoogleスプレッドシートに自動で取り込む方法があるんです。

今回は、Googleが提供している無料の自動化ツール「Google Apps Script（GAS）」を使って、カレンダーの予定をシートにまとめる方法をご紹介します。

これを使えば、月末の稼働集計や請求計算がぐっと楽になりますよ。

Googleカレンダーの予定をシートに自動で！GASって何？

Google Apps Script（GAS）は、Googleのサービス（GmailやGoogleカレンダー、Googleスプレッドシートなど）を連携させて、作業を自動化できる無料のツールです。
プログラミングの知識がなくても、簡単な設定で色々な作業を自動化できるのが魅力です。

今回のテーマである「カレンダー連携」も、GASを使えば驚くほど簡単に実現できます。

例えば、社員の方々がGoogleカレンダーに登録している会議の時間や訪問先などの予定を、自動的にGoogleスプレッドシートに抽出して一覧にすることができるんです。

これまでは、手作業で一つ一つ入力していた手間が省けるので、本来の業務にもっと集中できるようになりますね。

「そんなことできるの？」と思われるかもしれませんが、実はとてもシンプルなんです。

まずは、このGASの便利さを知って、あなたのビジネスを少しでも楽にするヒントになれば嬉しいです。

【準備編】GASでカレンダー連携するために必要なもの

GASを使ってカレンダーの予定をシート化するには、いくつか準備が必要です。
といっても、特別なソフトをインストールしたり、難しい専門知識が必要だったりするわけではありません。

基本的には、以下の2つがあれば始められます。

• Googleアカウント：Gmailなどを使っている方なら、すでに持っているはずです。
• Googleカレンダー：普段から予定管理に使っているもの。
• Googleスプレッドシート：集計結果を表示させるための表計算ソフト。

これらはすべて無料で使えます。
まずは、これらのGoogleサービスに慣れておくことが大切です。

もし、「Googleアカウントの作り方がわからない」「Googleカレンダーの使い方がまだ不安…」という場合でも大丈夫です。

社長様ご自身だけでなく、一緒に働くスタッフの皆さん全員がこれらのツールを使いこなせるように、環境を整えることは、業務効率を上げるためにとても重要です。

後ほどご紹介しますが、NKI合同会社では、こうしたクラウドツールの初期設定や環境構築のサポートも行っていますので、ご安心ください。

【実践編】GASでカレンダーの予定をスプレッドシートに抽出！

さて、いよいよGASを使ってカレンダーの予定をスプレッドシートに抽出してみましょう。
ここでは、基本的な流れを説明しますね。

1. GASエディタを開く

まずは、GoogleスプレッドシートからGASエディタを開きます。
① 新しいGoogleスプレッドシートを作成します。

② メニューバーの「拡張機能」から「Apps Script」を選択します。

③ これで、GASを編集する画面が開きます。

2. スクリプト（プログラム）を書く

次に、カレンダーの予定を取得してスプレッドシートに書き込むためのスクリプト（プログラムのようなもの）を書きます。
GASには、よく使われる機能があらかじめ用意されているので、それを組み合わせていきます。

例えば、「カレンダーから予定を取得する」機能や、「スプレッドシートに書き込む」機能などです。

最初は難しく感じるかもしれませんが、少しずつコード（命令文）を理解していくことで、思い通りの自動化ができるようになります。

（※ここでは、具体的なコードの例は省略しますが、インターネットで「GAS カレンダー 予定 取得」などと検索すると、たくさんのサンプルコードが見つかります。）

3. スクリプトを実行する

スクリプトを書き終えたら、実行してみましょう。
GASエディタの画面にある「実行」ボタンを押すと、スクリプトが動き出します。

うまくいけば、指定したGoogleカレンダーの予定が、作成したGoogleスプレッドシートに自動的に書き込まれているはずです。

初めて実行する際は、Googleアカウントへのアクセス許可を求められることがありますので、内容を確認して許可してください。

これで、カレンダーの予定をシートにまとめる準備が整いました！

カレンダー連携でできる！稼働集計や業務可視化のメリット

GASでカレンダーの予定をスプレッドシートに自動でまとめることができると、様々なメリットがあります。
まず、一番分かりやすいのが「稼働集計」の効率化です。

例えば、社員一人ひとりの会議時間や、顧客訪問にかかった時間などをカレンダーに記録しておけば、それを自動で集計できます。

これにより、以下のような効果が期待できます。

• 月末の請求計算が楽になる
• 各社員の稼働時間を正確に把握できる
• プロジェクトごとの工数管理がしやすくなる

また、「業務可視化」にもつながります。
誰がいつ、どのような予定を入れているかがシートで一覧できるようになるため、以下のようなメリットもあります。

• チーム全体のスケジュールが見通しやすくなる
• 会議の重複や、時間の使い方に無駄がないかを見つけやすくなる
• 「あの人は今何をしているんだろう？」といった疑問が解消される

といった、チーム内のコミュニケーションや生産性向上にも役立ちます。
さらに、このような自動化を進めることで、社長様や担当者様が本来集中すべき、より重要な業務に時間を割けるようになります。

「日々のルーチンワークに追われて、なかなか新しいことを始められない…」という状況から抜け出すための一歩になるはずです。

まとめ：業務改善は、まず「できることから」始めましょう！

今回は、Google Apps Script（GAS）を使って、Googleカレンダーの予定をGoogleスプレッドシートに自動でまとめる方法についてご紹介しました。

この「カレンダー連携」は、稼働集計や業務可視化に役立ち、日々の業務をぐっと楽にしてくれる可能性を秘めています。

「でも、自分でやるのはやっぱり不安だな…」

「うちの会社でも、こういう自動化ってできるのかな？」

そう思われた方もいらっしゃるかもしれません。

ご安心ください。NKI合同会社では、福岡市南区を中心に、中小企業や個人事業主の皆様のバックオフィス業務改善をサポートしています。

Google Workspace（GmailやGoogleカレンダー、Googleスプレッドシートなど）の導入支援や、GASを使った業務自動化のご相談も承っております。

特に、社長様だけでなく、一緒に働くスタッフの皆さん全員が快適にツールを使えるように、個々の環境設定や使い方まで丁寧にサポートさせていただきます。

3名以下のスタッフの皆様へのクラウドツールの初期設定・環境構築サポートは、NKIのご契約のお客様には無料で対応させていただいております。

「うちの会社に合うやり方はある？」「まずは何から相談すればいい？」

そんな疑問をお持ちでしたら、まずはお気軽にご相談ください。

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※本記事は一般的な情報提供を目的としたものです。税務・法務に関する個別の判断は、税理士・弁護士等の専門家にご相談ください。