Google Workspace活用術公開日: 2026-08-03

顧客管理をスプレッドシートとカレンダーで一元化！

「お客様からの問い合わせ履歴がどこにあるかわからない…」「営業担当者の訪問予定と、経理担当者の入金確認がバラバラになっている…」そんなお悩みを抱えていませんか？

福岡でバックオフィス改善をサポートするNKI合同会社です。今回は、中小企業の社長様が抱えがちな、顧客情報と対応履歴の「分断」という課題を、身近なツールである「スプレッドシート」と「カレンダー」を使って解決する方法をご紹介します。

顧客情報と対応履歴がバラバラだと、何が困るの？

お客様からのお問い合わせや、営業担当者の訪問記録、請求情報などが、それぞれ別の場所に保存されていると、以下のような問題が起こりがちです。

対応漏れや重複が発生する
「あの件、誰が担当したっけ？」「このお客様には、もう連絡したかな？」といった状況になり、対応が漏れてしまったり、同じ連絡を何度もしてしまったりすることがあります。これはお客様からの信頼を損なう原因にもなりかねません。
情報共有に時間がかかる
お客様の状況を確認するために、営業担当者や経理担当者、事務担当者など、複数の人に個別に確認する必要が出てきます。その度に時間がかかり、本来やるべき業務に集中できなくなってしまいます。
過去の対応履歴がすぐに確認できない
お客様からのお問い合わせ内容や、過去のやり取りをすぐに把握できないと、迅速かつ的確な対応が難しくなります。これは、お客様満足度を下げる大きな要因となります。
担当者不在時の対応が難しい
担当者が急に休んだり、退職したりした場合、その方の持っていた顧客情報や対応履歴がわからなくなり、業務が滞ってしまうことがあります。

このように、顧客情報や対応履歴がバラバラになっていると、業務が非効率になるだけでなく、お客様からの信頼を失うリスクも高まってしまうのです。

スプレッドシートで顧客情報をシンプルに管理しよう

まずは、顧客情報を一元管理するための「スプレッドシート」の活用方法を見ていきましょう。Google スプレッドシートのような無料でも使えるツールを使えば、特別なソフトを導入する必要もありません。
スプレッドシートで管理したい項目例

会社名
担当者名
連絡先（電話番号、メールアドレス）
住所
初回取引日
最終対応日
直近の対応内容（簡単なメモ）
担当営業
その他、必要に応じた項目

これらの情報を、1行を1社（または1人）として、わかりやすく整理して入力していきます。入力する項目は、自社の業務で必要なものに合わせて調整してくださいね。
例えば、「最終対応日」や「直近の対応内容」といった項目を入れておくと、「このお客様には最近連絡していないな」「このお客様は〇〇の件で困っていたな」といったことが一目でわかるようになります。

さらに、スプレッドシートの「フィルター機能」を使えば、特定の条件（例：「最終対応日が3ヶ月以上前の顧客」など）で絞り込むことも可能です。これにより、アプローチすべき顧客を簡単に見つけ出すことができます。

カレンダーで営業活動とバックオフィス業務を繋ぐ

次に、営業担当者の訪問予定や、お客様へのフォローアップの予定などを「カレンダー」で管理する方法です。Google カレンダーのようなツールを使えば、個人のカレンダーとしてだけでなく、チームで共有することもできます。
カレンダーの活用方法

訪問予定の登録
営業担当者は、訪問先のお客様名、訪問日時、簡単な目的などをカレンダーに登録します。
フォローアップリマインダー
「〇〇株式会社へ、〇〇の件でフォローアップ連絡」といった予定を登録し、リマインダーを設定しておけば、連絡忘れを防げます。
チーム内での共有
チームメンバーが、いつ、誰が、どのお客様のところへ行くのかを把握できるようになります。これにより、社内での連携がスムーズになります。

ここで重要なのは、スプレッドシートで管理している「顧客情報」と、カレンダーの「予定」を紐づけることです。
例えば、カレンダーの予定の詳細欄に、スプレッドシートにあるお客様の会社名や連絡先を記載しておくと、予定を確認した際にすぐに詳細情報にアクセスできます。

さらに、スプレッドシートの「最終対応日」や「次のアクション予定日」といった情報を元に、自動的にカレンダーへ予定を作成する仕組みを構築することも可能です。

これにより、営業担当者は「いつ、どのお客様に連絡すれば良いか」が明確になり、バックオフィス担当者も、営業活動の進捗を把握しやすくなります。

（※このような自動連携は、市販の既製ツールというより、Google Apps Script（GAS）を使って、お客様の業務内容に合わせてオーダーメイドで構築するものです。NKIでは、こうしたカスタム開発のご相談も承っております。）

自動化の仕組みで、業務をもっとラクに

「スプレッドシートとカレンダーの連携はわかったけど、手作業でやるのは大変そう…」そう思われた方もいらっしゃるかもしれませんね。
Google Apps Script（GAS）という仕組みを使えば、こうした連携を自動化することができます。

例えば、以下のようなことを実現できます。

スプレッドシートの情報を元に、カレンダーに自動で予定を作成
スプレッドシートに「次回のフォローアップ日」を記入しておけば、その日に自動でカレンダーにリマインダーが作成されるような仕組みを構築できます。
顧客情報の更新を、関連する予定にも反映
お客様の連絡先などが変更になった場合に、スプレッドシートの更新と連動して、関連するカレンダーの予定内容も書き換わるような仕組みも構築可能です。

ただし、これらは既製のアプリやサービスとしてワンクリックで導入できるものではなく、お客様の業務フローに合わせて、GASでオーダーメイドに構築していく形になります。手作業による入力ミスや確認の手間を減らしたい、という具体的なご要望があれば、その内容に応じた仕組みをご提案することが可能です。
福岡で、このような業務の自動化・効率化にご興味のある方は、ぜひNKIにご相談ください。