退職時のデータ持ち出しをGoogle Workspaceで防ぐ！中小企業がすべき対策

長年会社を支えてくれた事務員さんが退職される時、お疲れ様でした、と温かく見送りたいですよね。でも、ちょっと待ってください。会社の重要なデータが、退職時に持ち出されてしまうリスクがあるのをご存知でしょうか？

顧客リストや経理データ、企画書など、会社の命とも言える情報が流出すれば、信用問題や経営に大きな影響を与えかねません。今回は、そんな心配事をGoogle Workspace（グーグルワークスペース：Googleが提供するビジネス向けの便利なツールセット。メール、カレンダー、文書作成などが一つにまとまっています）を使って未然に防ぐ方法を、分かりやすくご説明します。

なぜ退職時のデータ持ち出しが問題になるの？

「まさかうちの会社に限って…」と思うかもしれませんね。しかし、退職時のデータ持ち出しは、悪意がなくても起こってしまうケースがあります。
例えば、こんなことが考えられます。

• 顧客リストの流出： 退職者が新しい職場で使うために、以前の会社の顧客情報を持ち出してしまう。これは、会社の売上や信用に直接関わります。
• 経理データの持ち出し： 会社の経費や給与に関する情報など、外部に知られてはいけない機密情報が流出する。
• 企画書やノウハウの流用： 会社が時間と労力をかけて生み出したアイデアや業務のやり方（ノウハウ）が、競合他社に渡ってしまう。
• 「うっかり」持ち出し： 悪意がなくても、個人のUSBメモリや個人のクラウドストレージ（インターネット上のデータ保管場所）に、会社のデータを誤って保存したまま退職してしまう。

これらの情報が一度外に出てしまうと、会社の信頼を失うだけでなく、法的な問題に発展する可能性も否定できません。そうなる前に、しっかりとした対策を立てておくことが大切です。

Google Workspaceでできるデータ持ち出し防止策の基本

Google Workspaceを使っている会社なら、データの持ち出しリスクを大きく減らすことができます。

その秘密は、会社のデータが「クラウド」（インターネット上に保存されているデータのこと）にあるからです。データが会社のパソコンの中だけでなく、インターネット上に集約されているため、管理がしやすくなるんですね。

Google Workspaceで特に重要なのは、「権限管理」（誰がどの情報にアクセスできるか、どんな操作ができるかを決めること）です。この設定を適切に行うことで、退職者が会社のデータにアクセスできないようにしたり、データをコピーできないようにしたりできます。

具体的には、次のような対策が考えられます。

• 退職者のGoogle Workspaceアカウントをすぐに停止する。
• 共有ドライブ（チームで使う共有フォルダのようなもの）やGoogleドライブ（個人のファイル保管場所）のアクセス権限を見直す。
• 会社の情報を個人用のアカウントにコピーできないように設定する。

これらの対策を事前にしっかり行うことで、安心して従業員を見送れるようになりますよ。

具体的な設定方法：アカウントの管理と権限設定

では、Google Workspaceでどのように設定すれば良いのでしょうか。ここでは、基本的な考え方とやるべきことをご紹介します。

1. 管理者アカウントの重要性

Google Workspaceには、「管理者アカウント」（会社のGoogle Workspace全体を管理する特別なアカウント）があります。この管理者アカウントを使って、従業員のアカウントやデータのアクセス権限をコントロールします。管理者権限を持つ人が複数いる場合は、誰がどの範囲を管理するのかを明確にしておくことが大切です。

2. ユーザーアカウントの停止・削除

退職が決まったら、最終出社日に合わせて、その従業員のGoogle Workspaceアカウントを「停止」または「削除」します。

• 停止： アカウントは残りますが、その従業員はログインできなくなり、データへのアクセスもできなくなります。後でデータを確認したい場合に便利です。
• 削除： アカウント自体が完全に消え、紐付いていたデータも一定期間後に削除されます。

どちらを選ぶかは会社のルールによりますが、停止から始めるケースが多いです。停止は管理者コンソール（Google Workspaceの管理画面）から簡単に行えます。

3. 共有ドライブやGoogleドライブの権限設定

従業員が普段使っているファイルやフォルダの「共有設定」も重要です。

• 共有ドライブ： チームで共有するデータは、必ず共有ドライブに保存するようにしましょう。共有ドライブは、メンバーの追加や削除がしやすく、退職者がいなくなってもデータは共有ドライブに残るので安心です。
• Googleドライブ（個人のマイドライブ）： 個人のGoogleドライブに重要なデータが保存されている場合は、退職前に共有ドライブへ移行してもらうか、管理者が一時的にアクセス権限を得てデータを引き継ぐ方法を検討しましょう。

ファイルの共有権限は、「閲覧者」（見るだけ）、「コメント投稿者」（コメントできる）、「編集者」（修正できる）などがあります。必要最低限の権限を与えるように心がけてください。

退職が決まったらすぐにやるべきこと

退職の連絡を受けたら、できるだけ早く次のことを確認・実行しましょう。

1. アカウント停止の準備：
   • 最終出社日を確認し、その直後にGoogle Workspaceアカウントを停止できるよう準備します。
   • 停止する前に、必要なデータが共有ドライブに移行されているか、または引き継ぎが完了しているかを確認しましょう。
2. データ引き継ぎの徹底：
   • 退職者が担当していた業務のデータ（顧客リスト、プロジェクト資料、経理に関するファイルなど）は、必ず共有ドライブへ移すか、後任者へ引き継いでもらいましょう。
   • 個人のGoogleドライブに重要なデータがないか、本人に確認してもらうことも大切です。
3. パスワード変更・二段階認証の確認：
   • 退職者が使っていた社内システムやクラウドサービスのパスワードは、退職後に変更するようにしましょう。
   • 二段階認証（パスワードだけでなく、スマホなど別の方法でも本人確認すること）を設定している場合は、退職者のデバイスから解除されているか確認します。
4. 会社支給品の返却とデータ消去：
   • 会社から支給されたパソコン、スマートフォン、USBメモリなどは、必ず返却してもらいましょう。
   • 返却されたデバイスには、会社のデータが残っていないか確認し、必要であればデータを完全に消去する対応をとるケースが多いです。

これらの対応を計画的に行うことで、退職時のデータ持ち出しリスクを最小限に抑えることができます。

社員全員で情報セキュリティ意識を高めるには

情報セキュリティ（情報の安全を守ること）は、社長さん一人だけが頑張っても完璧にはなりません。社員さん一人ひとりが意識を持つことがとても大切です。

Google Workspaceのような便利なクラウドツールは、社長さんや特定の担当者だけでなく、周りのスタッフ・従業員も含めて全員が適切に使えることで、その真価を発揮します。皆がルールを守り、正しく使うことで、会社の財産である情報が守られるんですね。

例えば、こんな取り組みをしてみてはいかがでしょうか。

• 定期的な研修： 情報セキュリティに関する簡単な研修を定期的に行い、最新のリスクや会社のルールを皆で学ぶ機会を作る。
• 明確なルール作り： 「会社のデータは個人のクラウドストレージに保存しない」「USBメモリは会社指定のもの以外使わない」など、具体的なルールを分かりやすく作成し、周知徹底する。
• 疑問を解消できる環境： 社員さんが「これってどうすればいいの？」と迷った時に、気軽に相談できる窓口や担当者を決めておく。

会社の財産を守ることは、皆さん自身の仕事を守ることにもつながりますね。全員で協力して、安心して働ける環境を作りましょう。

まとめ

今回は、退職時のデータ持ち出しリスクと、Google Workspaceを使った具体的な対策についてご紹介しました。事前の準備と適切な権限管理が、会社の重要な情報を守るカギとなります。

福岡市南区を拠点とするNKI合同会社では、中小企業の皆様のバックオフィス業務改善をサポートしています。特に、Google Workspaceの導入支援や、今回ご紹介したようなセキュリティ設定、さらに業務の自動化など、IT活用で会社を強くするお手伝いをしています。

「うちの会社のGoogle Workspace、これで大丈夫かな？」「設定が難しくてなかなか手がつけられない」とご心配な社長さん、ぜひNKIにご相談ください。

社長さんだけでなく、周りのスタッフ・メンバーの方々へのGoogle/クラウドツールの初期設定・環境構築サポートも対応しています。特に、3名以下のスタッフ様への設定サポートは、NKIのご契約（スタンダードプラン以上）のお客様には無料で提供しています。

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※本記事は一般的な情報提供を目的としたものです。税務・法務に関する個別の判断は、税理士・弁護士等の専門家にご相談ください。