「経理の書類整理が大変…」「もっと効率よくできないかな？」
そう感じている中小企業の社長様、いらっしゃいませんか？
日々の経理業務に追われ、書類の山に埋もれてしまうこともありますよね。
でも、ご安心ください！
「Googleドライブ」という便利なツールを使えば、経理業務をぐっと楽に、そして自動化することも夢ではありません。
今回は、PC操作が苦手な方でも大丈夫！
Googleドライブの基本的な使い方から、経理を自動化するための具体的な設定方法まで、分かりやすくご説明していきますね。
Googleドライブって何？経理が楽になる理由
Googleドライブは、Googleが提供する「クラウドストレージサービス」です。
簡単に言うと、インターネット上に自分専用の「デジタルな物置」を作れるサービスのことですね。
この物置に、パソコンの中にある写真や書類、動画などを保存しておけます。
そして、インターネットにつながっていれば、スマホやタブレット、会社のパソコンなど、どこからでも、いつでも、保存したファイルにアクセスできるんです。
これが経理業務で役立つ理由はたくさんあります。
- 書類を探す手間が省ける： どこに保存したか分からなくなることが減ります。
- 紛失のリスクが減る： パソコンが壊れても、ファイルはインターネット上に残っています。
- 共有が簡単： 請求書などの書類を、メールで送る代わりに、URL（インターネット上の住所）で簡単に共有できます。
- 自動化の土台になる： 後ほど説明しますが、他のツールと連携させることで、経理作業を自動化する第一歩になります。
特に、経理担当者や社長が別々の場所にいる場合や、テレワーク（自宅など、会社以外の場所で働くこと）を導入している企業様にとっては、非常に強力な味方になってくれるはずです。
経理をラクにする！基本的なフォルダ構成の作り方
Googleドライブを使いこなすには、まず「フォルダ」を上手に整理することが大切です。
フォルダとは、パソコンで言うところの「ファイルケース」のようなものです。
経理関係のファイルを整理するための、基本的なフォルダ構成の例を見てみましょう。
- 「経理」フォルダ： まず、一番大きなフォルダとして「経理」を作りましょう。
- 「経理」フォルダの中： その中に、さらに細かいフォルダを作ります。
- 「請求書」フォルダ： 請求書（お客様から受け取るもの、発行するもの両方）を保存します。
- 「領収書」フォルダ： 経費の領収書を保存します。
- 「契約書」フォルダ： 業務に関わる契約書を保存します。
- 「給与」フォルダ： 給与明細や計算関連のファイルを保存します。
- 「決算資料」フォルダ： 年間の決算に必要な資料を保存します。
- 「その他」フォルダ： 上記に当てはまらない、経理関連のファイルを一時的に保存する場所です。
- さらに細かく： 必要であれば、「請求書」フォルダの中に「2023年」「2024年」といった「年別」のフォルダを作ったり、「得意先名」でフォルダ分けしたりすることもできます。
このように、ルールを決めてフォルダ分けしておくだけで、後からファイルを探す時間が格段に減ります。
最初は少し手間がかかるかもしれませんが、一度作ってしまえば、その後の業務効率は大きく変わりますよ。
請求書などの重要書類を安全に保存・管理する方法
経理業務で扱う請求書や領収書は、とても大切な書類ですよね。
Googleドライブにこれらの書類を保存する際は、いくつか注意点があります。
- PDF形式での保存： 請求書や領収書は、スキャンしたり、スマホで撮影したりした画像を、PDF形式で保存するのがおすすめです。PDFは、レイアウトが崩れにくく、多くのパソコンやスマホで開けるので便利です。
- ファイル名のルールを決める： ファイル名も、後で検索しやすくするために、ルールを決めておきましょう。例えば、「20240315_請求書_〇〇株式会社.pdf」のように、「日付_書類の種類_取引先名」といった形式です。
- アクセス権限の管理： Googleドライブでは、誰がファイルを見たり編集したりできるかを細かく設定できます。請求書などの機密性の高い情報は、必要な担当者以外はアクセスできないように、「閲覧のみ」にしたり、共有しない設定にしたりすることが大切です。
- バックアップの検討： Googleドライブは基本的に安全ですが、万が一に備えて、大切なファイルは定期的にパソコンにもダウンロードしておく（バックアップを取る）ことも検討しましょう。
これらの点を意識して保存することで、紛失や誤操作のリスクを減らし、安心して経理書類を管理できるようになります。
従業員との共有をスムーズにする！フォルダ配置のコツ
経理業務は、社長だけでなく、経理担当者や他の従業員も関わることがありますよね。
Googleドライブを使えば、これらの共有も簡単に行えます。
- 共有用フォルダの作成： 経理関係のファイルでも、従業員全員が見る必要があるもの（例えば、経費精算のルールや、過去の決算報告書など）は、「共有用」といったフォルダを作り、そこに保存しましょう。
- アクセス権限の設定： 共有用フォルダにファイルを保存したら、誰にどのレベルの権限（閲覧のみ、編集可能など）を与えるかを設定します。
- 「Google Workspace」の活用： もし、会社で「Google Workspace」（GmailやGoogleカレンダーなどがセットになったサービス）を利用しているのであれば、社内のメンバーに簡単に共有設定ができます。
- ファイルごとに共有： 全てのフォルダを共有するのではなく、必要なファイルだけを個別に共有することも可能です。URLを共有するだけで、相手にファイルを見てもらえるので、メールに添付する手間が省けます。
従業員が経理関連のファイルにアクセスしやすくなることで、問い合わせ対応などの時間も削減できるでしょう。
「このファイルは誰が見れるんだっけ？」と迷うことがなくなれば、業務はさらにスムーズに進みますね。
Googleドライブで経理自動化への第一歩を踏み出そう
ここまで、Googleドライブの基本的な使い方やフォルダ構成、ファイル管理のコツについてお話ししてきました。
「なんだか難しそう…」と感じられた方もいるかもしれませんが、Googleドライブは、使えば使うほど便利さを実感できるツールです。
今回ご紹介したフォルダ構成やファイル名のルール作りは、経理業務を「見える化」し、効率化するための第一歩です。
さらに、Googleドライブは、他のツールと連携させることで、請求書の自動取り込みや、経費精算の申請・承認プロセスの自動化など、より高度な「経理自動化」を実現することも可能です。
例えば、特定のメールアドレスに届いた請求書を自動でGoogleドライブに保存したり、Googleフォームで作成した経費精算の申請内容を自動でスプレッドシート（表計算ソフト）にまとめたり、といったことが考えられます。
「うちの会社でも、経理業務をもっと効率化したい」「AIやDX（デジタルトランスフォーメーション：IT技術を使って、ビジネスモデルや業務のやり方を変革すること）を活用して、バックオフィス業務を改善したい」とお考えでしたら、ぜひ一度、私たちNKI合同会社にご相談ください。
福岡市南区に拠点を置く私たちは、中小企業や個人事業主の皆様のバックオフィス業務改善、記帳代行、そしてAI・DXサポートを専門としています。
Google Workspaceの導入支援や、業務自動化のコンサルティングを通じて、お客様のビジネスの成長を力強くサポートいたします。
※本記事は一般的な情報提供を目的としたものです。税務・法務に関する個別の判断は、税理士・弁護士等の専門家にご相談ください。