「パソコンが急に動かなくなった…」「大事な経理データが全部消えちゃった…」
そんな経験、ありませんか？
特に、パソコンの中にだけデータを保存していると、故障や災害で突然データが失われてしまうことがあります。そうなると、経理がストップしてしまったり、復旧に高額な費用がかかったり、最悪の場合、復旧できないことも…。
「うちの会社は大丈夫だろう」と思っていても、いつ何が起こるか分かりません。大切な会社のデータを守るために、今からできる対策をしていきましょう。
この記事では、パソコンが壊れても経理データが消えないように、Google Driveを「正しく」使う方法を、福岡でバックオフィス改善をサポートしているNKI合同会社が分かりやすく解説します。
パソコンにデータを保存するだけでは危険！
多くの会社で、パソコンのデスクトップや「ドキュメント」フォルダに直接データを保存しているのではないでしょうか？これは「ローカル保存」といいます。
ローカル保存は、手軽で分かりやすいのがメリットです。しかし、パソコン本体にデータが保存されているため、パソコンが壊れてしまうと、そのデータも一緒に失われてしまうリスクがあります。
例えば、
- パソコンが突然起動しなくなった
- ハードディスク（データを保存する部品）が故障した
- 水やコーヒーをこぼしてしまった
- 落雷などでパソコンが壊れた
- 地震や火災などの災害にあった
このような場合、パソコンの中にあるデータは、復旧が難しくなったり、高額な費用がかかったりすることが多いです。経理データが消えてしまうと、日々の業務が滞るだけでなく、過去の取引記録が分からなくなり、大変なことになってしまいますね。
「パソコンが壊れたら、データ復旧業者に頼めばいい」と思うかもしれませんが、復旧できるとは限りませんし、費用も数万円から数十万円かかることもあります。
そうなる前に、日頃から「バックアップ」（データのコピーを作って保存しておくこと）をしっかり取っておくことが大切なのです。
Google Driveで自動バックアップ！災害にも強い会社へ
そこで活用したいのが「Google Drive（グーグル ドライブ）」です。
Google Driveは、インターネット上にデータを保存できるサービスです。（クラウドストレージとも呼ばれます）
Google Driveの便利なところは、「Google Drive for Desktop」というソフトを使うと、パソコンの中の特定のフォルダを、自動でGoogle Driveに同期（常に同じ状態に保つこと）してくれる点です。
つまり、パソコンに保存したデータが、自動的にインターネット上にもコピーされるということです。
これにより、
- パソコンが壊れても、Google Drive上にデータが残っている
- 別のパソコンやスマートフォンから、いつでもデータにアクセスできる
- 万が一、会社が被災しても、データはインターネット上に保存されているので安全
といったメリットがあります。
経理ソフトのデータはもちろん、請求書や見積書などの書類、写真なども、Google Driveに自動でバックアップしておけば、突然のデータ消失の不安から解放されますね。
Google Driveの正しい使い方：設定方法と注意点
Google Driveを自動バックアップに使うには、いくつかの設定が必要です。
まず、「Google Drive for Desktop」をパソコンにインストールします。そして、どのフォルダをGoogle Driveに同期させたいか（バックアップしたいか）を設定します。
例えば、経理ソフトのデータが保存されているフォルダや、普段から仕事で使う書類を置いているフォルダなどを指定すると良いでしょう。
設定方法は、Googleのヘルプページにも詳しく載っていますが、もし「どう設定したらいいか分からない…」という場合は、私たちNKI合同会社にご相談ください。
料金プランの選び方と費用対効果
Google Driveには無料プランがありますが、容量には限りがあります。経理データや業務で使うたくさんのファイルを保存するには、有料の「Google Workspace（グーグル ワークスペース）」を検討するのがおすすめです。
Google Workspaceには、GmailやGoogleカレンダーなどの便利なビジネスツールも含まれており、容量も大幅に増えます。
料金プランはいくつかありますが、
- どのくらいの容量が必要か
- どのような機能を使いたいか
などを考慮して、自社に合ったプランを選ぶことが大切です。
「うちの会社にはどのプランが合っているんだろう？」
「費用対効果ってどう考えればいいの？」
と悩むこともあるかもしれません。そんな時は、私たちのNKI合同会社にご相談ください。お客様の状況に合わせて、最適なプラン選びのお手伝いをいたします。
スタッフ全員の環境を整えることが重要
会社の大切なデータを守るためには、社長だけでなく、スタッフ全員が正しくGoogle Driveを使えるようにすることが重要です。
「自分だけ設定できても、他のスタッフが使えなかったら意味がない…」
そう思われるかもしれませんね。
NKI合同会社では、Google Workspaceなどのクラウド環境の設定サポートも行っています。ご契約いただいたお客様のスタッフ3名様までの初期設定サポートは無料で提供しておりますので、ご安心ください。
「パソコンが壊れて経理データが消えたらどうしよう…」
そんな不安を抱えずに、安心して仕事に集中できる環境を一緒に作りませんか？
福岡でバックオフィス業務の改善や記帳代行、DX（デジタルトランスフォーメーション：ITを活用して業務を改善すること）のサポートをお探しなら、ぜひNKI合同会社にご相談ください。お客様の会社がもっと効率的で、安全に事業を進められるよう、全力でサポートさせていただきます。
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※本記事は一般的な情報提供を目的としたものです。税務・法務に関する個別の判断は、税理士・弁護士等の専門家にご相談ください。