アポイント – NKI合同会社

「〇〇さん、来週の火曜日はいつ頃ご都合よろしいでしょうか？」

「火曜日は終日会議でして…水曜日の午前中はいかがですか？」

「水曜日の午前も別件が入っていまして…」

このような、メールや電話でのやり取りを繰り返してアポイント（約束）の日程を決めるのって、すごく時間がかかりますよね。

特に、お客様や取引先とのやり取りが多い社長様にとっては、頭を悩ませる時間になっているのではないでしょうか。

「もっとスマートに、効率よく日程調整ができたらなぁ…」

そう思っているあなたに、今回はGoogleカレンダーを使った「予約スケジュール」の自動化についてご紹介します。これを使えば、面倒な日程調整のやり取りが驚くほど楽になりますよ！

予約スケジュール自動化って、そもそも何？

予約スケジュール自動化とは、自分の空いている時間をインターネット上の「予約枠」として公開し、相手にその中から都合の良い時間を選んでもらう仕組みのことです。
例えば、あなたが「来週の月曜日の午前10時から11時まで」と「来週の火曜日の午後2時から3時まで」が空いているとします。

この空き時間を、専用のURL（インターネット上の住所のようなもの）にして相手に送るだけでOK！

相手は、そのURLをクリックして、表示された中から都合の良い時間を選んでクリックするだけです。

相手が時間を選んだら、あなたのGoogleカレンダーに自動で予定が登録され、さらにビデオ会議（例えばGoogle Meetなど）のURLまで自動で作成されるんです。

これなら、お互いに「いつ空いてるかな？」と確認し合う必要がなくなり、メールの往復もゼロになります。まるで魔法みたいですよね！

Googleカレンダーには、この「予約スケジュール」の機能が標準で備わっています。特別なソフトを導入する必要はありません。
使い方はとってもシンプルです。

このURLを、メールやチャットなどで相手に送るだけです。相手は、このURLから空いている時間を選んで予約を完了できます。
例えば、お客様との商談や、採用面接、社外の方との打ち合わせなど、様々な場面で活用できますよ。

「このURLを送るだけで、もう日程調整のやり取りは終わり！」と思えば、なんだかワクワクしてきませんか？

予約スケジュールを自動化することで、たくさんのメリットがあります。

特に、社長様は日々の業務で忙しいですから、この「時間」を節約できるのは大きいですよね。

「あのメールの返信、まだだった…」なんてことが減るだけでも、気持ちがスッキリするはずです。

Googleカレンダーだけでも十分便利ですが、さらに業務効率を上げたい場合は、AIツール（人工知能を使った便利なツール）の活用もおすすめです。
例えば、AIツールの中には、相手のメールの内容を読み取って、自動で空き時間を提案してくれるものや、会議の議事録を自動で作成してくれるものもあります。

これらのAIツールを導入することで、さらに多くの業務を自動化し、日々の業務を効率化することが可能です。

「予約スケジュール自動化、なんだか難しそう…」

「AIツールって、本当にうちの会社でも使えるの？」

そう思われた方もいらっしゃるかもしれませんね。

ご安心ください。NKI合同会社では、福岡市南区を中心に、中小企業のバックオフィス業務改善やDX（デジタルトランスフォーメーション：ITを活用してビジネスを変革すること）をサポートしています。

Google Workspace（GmailやGoogleカレンダーなどのGoogleのサービス群）の導入・活用支援はもちろん、AIツールの選定や活用方法についても、お客様の状況に合わせて丁寧にアドバイスさせていただきます。

「うちの会社に合うやり方が知りたい」「まずは話を聞いてみたい」という社長様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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※本記事は一般的な情報提供を目的としたものです。税務・法務に関する個別の判断は、税理士・弁護士等の専門家にご相談ください。